Przewodnik zaktualizowano 11 lipca 2026
Prawie wszystko, co pisze się o e-fakturowaniu w UE, jest skierowane do firmy, która WYSTAWIA fakturę. Tymczasem obowiązki, które przychodzą najpierw, dotyczą strony ODBIERAJĄCEJ — i w kilku krajach już obowiązują. Oto w skrócie, czego każdy z nich od Ciebie wymaga, gdy faktura trafi do Twojej skrzynki.
Obowiązuje od 1 stycznia 2025, bez wyjątków — także małe firmy, wynajmujących, którzy wybrali opodatkowanie VAT, i stowarzyszenia. Jako kanał wystarczy skrzynka e-mail, a Twój dostawca nie potrzebuje już Twojej zgody. Formaty to XRechnung — czysty XML bez żadnego czytelnego dokumentu — oraz ZUGFeRD, czyli PDF/A-3 z osadzonym plikiem XML. Wystawianie stanie się obowiązkowe 1 stycznia 2027 przy obrocie powyżej 800 000 EUR w poprzednim roku, a 1 stycznia 2028 dla wszystkich.
Od 1 września 2026, bez zwolnień ze względu na wielkość firmy — odroczenie dotyczy tylko WYSTAWIANIA przez mniejsze firmy. A odbiór nie jest bierny: musisz wskazać zatwierdzoną prywatną platformę i figurować w centralnym katalogu, inaczej dostawcy po prostu nie będą mogli wystawić Ci faktury. Z publicznego portalu (PPF) zrezygnowano, więc w B2B jedyną drogą jest prywatna platforma. Formatem jest zwykle Factur-X — ten sam standard co ZUGFeRD.
Obowiązkowe dla każdego podatnika VAT od 1 stycznia 2024, także dla rozliczających się ryczałtem. Haczyk dla odbiorców: PDF, który dostawca wysyła Ci e-mailem, to tylko kopia grzecznościowa — dokumentem prawnym jest XML, który przeszedł przez SdI, a często przychodzi on w kopercie .p7m, której nie otworzy żaden zwykły program. Od 15 maja 2026 obowiązuje specyfikacja techniczna 1.9.1.
Verifactu obowiązuje w systemie ogólnym, a TicketBAI w prowincjach baskijskich; te systemy wzajemnie się wykluczają. Dla Ciebie liczy się kod QR: od 2027 każda faktura wystawiona w Hiszpanii zawiera kod z numerem NIF sprzedawcy, numerem faktury, datą i kwotą łączną. Wszyscy skanują je telefonem jeden po drugim; prawie nikt nie wykonuje najpierw darmowej kontroli — czy QR zgadza się z tym, co jest na papierze?
Kody QR są obowiązkowe od 1 stycznia 2022, a kod dokumentu ATCUD od 1 stycznia 2023. Dla odbiorcy ma to bezpośredni skutek finansowy: niezgodny z przepisami kod QR może zablokować Ci odliczenie VAT. A portugalski QR jest technicznie lepszy do weryfikacji niż hiszpański, bo nie jest linkiem — zawiera całą fakturę, więc jej wyliczenia można sprawdzić offline.
Upuść plik w dowolnym z pięciu formatów — Facturae, Factur-X, FatturaPA, XRechnung lub Peppol UBL — i zobacz, kto wystawił fakturę komu, na jaką kwotę i czy liczby się zgadzają. Trzydzieści faktur naraz zamienisz w jeden arkusz kalkulacyjny. Bez rejestracji, bez instalacji i bez AI: to dane ustrukturyzowane, więc odczyt jest dokładny, darmowy i natychmiastowy.
Nie jesteśmy punktem dostępowym, zatwierdzoną platformą ani kanałem przesyłu: nic nie trafia do Twoich dostawców ani do żadnego urzędu skarbowego. Nie zastępujemy też Twojego obowiązku archiwizacji — Niemcy wymagają przechowywania ustrukturyzowanego oryginału przez osiem lat, Włochy i Portugalia przez dziesięć. I niczego nie przechowujemy: dokumenty są przetwarzane i usuwane.
Nie. W Niemczech zwykły PDF jest od 2025 traktowany jako „inna faktura”, a we Francji zwykły PDF wysłany e-mailem nie jest e-fakturą w rozumieniu reformy. Wyjątkiem jest Portugalia do 31 grudnia 2026, i to tylko w przypadku PDF-ów zgodnych z przepisami.
To zależy od kraju Twojego dostawcy, a nie od Twojego. Dlatego nie wystarczy umieć odczytać tylko jednego z nich — i dlatego ta strona odczytuje wszystkie pięć i sama rozpoznaje format.
Nie. Przetwarzamy je i usuwamy. I bez AI: danych ustrukturyzowanych nie trzeba zgadywać.