Leitfaden, aktualisiert am 11. Juli 2026
Sie haben eine XRechnung bekommen und können sie nicht öffnen?
Seit dem 1. Januar 2025 muss JEDES inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen, lesen, prüfen und aufbewahren können — ohne Ausnahme, auch Kleinunternehmer, Vermieter mit Umsatzsteueroption und Vereine. Das Problem: Eine XRechnung ist reines XML ohne lesbares Dokument. Wer keine passende Software hat, sieht buchstäblich nichts.
Die Empfangspflicht gilt schon — und viele merken es erst jetzt
Die Pflicht zum EMPFANG gilt seit dem 1. Januar 2025, nicht erst 2027. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg, und eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich: Ihr Lieferant darf Ihnen die XRechnung einfach schicken. Die Pflicht zum VERSAND kommt später — ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 grundsätzlich für alle.
Warum Sie eine XRechnung nicht einfach öffnen können
Weil sie kein Dokument ist, sondern ein Datensatz. XRechnung ist reines XML: maschinenlesbar, aber ohne jede Darstellung für Menschen. ZUGFeRD ist der hybride Fall — ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML: Sie sehen ein PDF, aber die rechtlich maßgeblichen Daten stecken in der eingebetteten Datei, und die beiden können voneinander abweichen. Genau das prüfen wir.
Nicht jedes ZUGFeRD zählt als E-Rechnung
Ein Detail, das teuer werden kann: Laut BMF erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen — ABER die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL sind davon ausgenommen. Sie enthalten schlicht zu wenige Daten. Wer eine solche Datei als E-Rechnung verbucht, hat keine ordnungsgemäße Rechnung.
Und ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung
Seit 2025 gilt ein einfaches PDF umsatzsteuerlich als «sonstige Rechnung», nicht als E-Rechnung — auch wenn der Name das vermuten lässt. Während der Übergangsfrist bis Ende 2026 ist das beim Versand noch zulässig; ab 2027 wird es für größere Unternehmen eng. Verstöße können als Ordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden.
Was Sie hier tun können
Eine XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FatturaPA, Facturae oder eine Peppol-UBL-Datei hochladen und sofort lesen: wer an wen fakturiert, welche Beträge, und ob die Rechnung in sich stimmt. Ohne Anmeldung und ohne Installation — es sind strukturierte Daten, also ist die Lesung exakt, kostenlos und sofort. Dreißig Rechnungen auf einmal ergeben eine Tabelle.
Was das hier NICHT ist
Wir sind kein Übertragungsweg und keine Peppol-Zugangsstelle: Wir senden nichts an Ihre Lieferanten oder an Behörden. Und wir ersetzen die Aufbewahrung nicht — nach GoBD muss das strukturierte Original acht Jahre unverändert archiviert werden, und das bleibt bei Ihnen. Bei uns wird verarbeitet und gelöscht: Kein Dokument wird gespeichert.
Häufige Fragen
Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Es gibt keine Ausnahme: Auch Kleinunternehmer und nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Welche Rechnungen sind ausgenommen?
Unter anderem B2C-Rechnungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise im Personenverkehr.
Werden meine Rechnungen gespeichert?
Nein. Verarbeitet und gelöscht. Strukturierte Daten muss man nicht erraten.