Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke: Biomag S.L.U., B01037241, c/ Barrachi, 39 – Pab. 3, 01013 Vitoria-Gasteiz (Álava, España), privacidad@aim-papyr.ai

Wat we verwerken en waarom

• Documenten, afbeeldingen en audio die je uploadt: worden uitsluitend in het werkgeheugen verwerkt om de bewerking uit te voeren die je vraagt, en worden na het antwoord niet opgeslagen. Rechtsgrond: uitvoering van de dienst die je aanvraagt (art. 6, lid 1, onder b, AVG).
• Automatische tekstverwerking: de benodigde tekst wordt naar aanbieders van automatische tekstverwerking in de EU en in de VS gestuurd. Voordat die tekst vertrekt, worden gedetecteerde identificatiegegevens (identiteitsbewijsnummers, IBAN's, telefoonnummers…) gepseudonimiseerd (vervangen door plaatshouders); de aanbieder ontvangt je identificatiegegevens nooit in leesbare vorm. Sommige aanbieders kunnen buiten de EER gevestigd zijn; in dat geval berust de doorgifte op de standaardcontractbepalingen van de aanbieder. Je inhoud wordt niet gebruikt om onze systemen te trainen.
• Ondertekening op afstand: als je een document ter ondertekening verstuurt, wordt het versleuteld bewaard (de sleutel zit alleen in de links in de e-mails), maximaal 7 dagen of tot de ondertekening is voltooid; de ondertekende kopieën worden 7 dagen daarna verwijderd. Als bewijs worden vastgelegd: hashes van het document, e-mailadres en naam van de ondertekenaar, datum, IP-adres en browser.
• Spraaktranscriptie: wordt volledig op onze eigen servers uitgevoerd; de audio gaat niet naar derden en wordt na afloop gewist.
• Gebruiksstatistieken: geaggregeerde tellers per tool en bezoeken per pagina per dag, zonder trackingcookies, zonder IP-adressen en zonder persoonlijke identificatiegegevens.
• Contactformulier voor bedrijven: e-mailadres, bedrijf en bericht, om je aanvraag te beantwoorden (art. 6, lid 1, onder b, AVG). Deze gegevens worden bewaard zolang de relatie duurt of totdat je om verwijdering vraagt.
• Technische infrastructuurlogs: onze hostingprovider maakt technische logs aan die IP-adressen kunnen bevatten, voor beveiligingsdoeleinden en gedurende korte perioden.
• Postbus voor boekhouders: wat een klant naar de link van zijn boekhouder uploadt, wordt in het geheugen gecontroleerd en versleuteld opgeslagen voor een sleutel die alleen de browser van de boekhouder heeft: wij kunnen het niet lezen. Het wordt verwijderd zodra de boekhouder het opent, en uiterlijk na 30 dagen. Van elke zending onthouden we alleen wanneer, hoeveel bestanden en de meldingen van de controle. Het e-mailadres van de klant, als de boekhouder dat opgeeft, wordt alleen gebruikt om aan de zending van de maand te herinneren, en de klant kan zich afmelden via de herinnering zelf.
• Account: als je er een aanmaakt, je e-mail, de aanmelddatum en je abonnement. Om in te loggen sturen we je een eenmalige link die na 15 minuten verloopt. Rechtsgrond: uitvoering van de dienst (art. 6.1.b AVG). Bewaard zolang je het account hebt; je kunt verwijdering vragen via privacidad@aim-papyr.ai.
• Betalingen: betaalde abonnementen worden geïnd door Paddle (Paddle.com Market Limited, Verenigd Koninkrijk), dat optreedt als verkoper (Merchant of Record) en verwerkingsverantwoordelijke is voor de betaalgegevens: wij zien en bewaren je kaart niet. Paddle geeft ons je e-mail, het abonnement en de status en data ervan door, zodat we toegang geven en je vóór elke verlenging waarschuwen.
• Aanbestedingsmeldingen: je e-mail, de naam van de melding en de filters en, als je dat aanzet, de Telegram-chat of het adres van je webhook. Bewaard tot je je afmeldt: elk bericht bevat de link.
• E-mails die we je sturen (inloglinks, meldingen, ondertekeningsverzoeken, verlengingsberichten): verstuurd via een e-maildienst gevestigd in de VS; de doorgifte berust op de EU-modelcontractbepalingen in diens verwerkersovereenkomst.
• Gebruikslimieten: om misbruik af te remmen worden verzoeken per apparaat en per IP geteld, alleen in het geheugen en hooguit 24 uur; ze worden niet opgeslagen.

Cookies en lokale opslag

Geen advertentie- of trackingcookies. Alleen technische cookies: één met een willekeurige ID van je apparaat, om gebruikslimieten en het gratis tegoed van de assistent toe te passen (tot 400 dagen); als je inlogt, de sessiecookie (90 dagen); en bij het koppelen van een assistent één van 15 minuten die onthoudt waarheen terug te keren. Je browser bewaart, zonder dat het hem verlaat, je taal, voorkeuren, recente en vastgezette tools en, als je dat vraagt, je bedrijfsgegevens, je getekende handtekening en je factuurnummering; je kunt ze in je browser wissen. Dit alles is strikt noodzakelijk of door jou gevraagd, en vrijgesteld van toestemming.

Jouw rechten

Je kunt je recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, bezwaar, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van gegevens uitoefenen door te mailen naar privacidad@aim-papyr.ai. Je kunt ook een klacht indienen bij de AEPD (de Spaanse toezichthoudende autoriteit, onze toezichthouder, aepd.es) of bij de toezichthouder van het land waar je woont: in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), in België de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Laatst bijgewerkt: 2026-10-24